Обязательность отметок в загранпаспорте при командировке за границу для отнесения расходов в состав валовых

Обязательно ли наличие отметок в загранпаспорте в случае командировки за границу, для отнесения расходов на такую командировку к валовым расходам?

Подпунктом 5.4.8 Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий» от 28.12.94 г. № 334/94-ВР (далее – Закон о прибыли) урегулирован вопрос относительно проставления отметок на командировочном удостоверении или в паспорте гражданина Украины для выезда за границу.

В частности, установлено, что сумма суточных определяется:

– в случае командирования в пределах Украины и стран, с которыми не установлен или упрощен пограничный контроль, – согласно отметкам командирующей и принимающей сторон на командировочном удостоверении, форма которого утверждается центральным налоговым органом;

– в случае командирования в страны, с которыми установлен полный пограничный таможенный контроль, – согласно отметкам органов пограничного контроля в паспорте или документе, который его заменяет.

При отсутствии указанных отметок сумма суточных не включается в валовые расходы плательщика налога.

Аналогично приведенной норме Закона, п. 1.5 р. II Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Мифина от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59) определено, что фактическое время пребывания в командировке в страны, с которыми установлен полный пограничный таможенный контроль, определяется по отметкам контрольно-пропускных пунктов Пограничных войск Украины в загранпаспорте или документе, который его заменяет. А также установлено, что при отсутствии вышеуказанных отметок суточные расходы командированному работнику не возмещаются.

Такого же мнения придерживается и Минфин, о чем свидетельствует письмо от 28.12.2007 г. № 31-26030-12-27/29180. Помимо прочего, в письме обращается внимание на ч. 2 р. II Инструкции № 59, которой установлены дополнительные ограничения для государственных служащих и других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств. В частности, согласно пп. 2.1.3 р. ІІ Инструкции № 59 в случае командирования указанных лиц в две или более страны – участницы Шенгенского соглашения (пересечение границ которых осуществляется без отметок в загранпаспорте) при отсутствии транспортных билетов и счетов за проживание в гостинице суточные расходы возмещаются по нормам страны командирования согласно отметкам в командировочном удостоверении. Поэтому вопрос оформления командировочного удостоверения и проставления соответствующих отметок в нем во время заграничной командировки является актуальным.

Пунктом 1.15 р. II Инструкции № 59 также предусмотрено, что после возвращения из командировки работник обязан представить авансовый отчет вместе с документами (в оригинале), подтверждающими стоимость оплаченных расходов, с указанием формы их оплаты. В случае командировки в страны, с которыми установлен полный пограничный таможенный контроль, к отчету также прилагаются заверенные отделом кадров или главным бухгалтером ксерокопии страниц заграничного паспорта или заменяющего его документа с фамилией командированного работника, отметкой о пересечении границы и визой страны командировки (в случае командировки в страны, с которыми установлен визовый режим).

Согласно нормам пп. 5.4.8 Закона о прибыли любые командировочные расходы могут быть включены в состав валовых расходов предприятия при наличии подтверждающих документов относительно связи такой командировки с основной деятельностью предприятия – приглашения принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия; заключенного договора (контракта); других документов, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения; документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, проводимых по тематике, совпадающей с основной деятельностью предприятия.

Таким образом, если установлена связь командировки с основной деятельностью предприятия и все осуществленные в командировке расходы подтверждены оригиналами соответствующих документов, но при этом отсутствуют отметки в загранпаспорте о пересечении границы Украины при полном пограничном таможенном контроле, то суточные за время пребывания в командировке работнику не возмещаются и не относятся на валовые расходы предприятия.