Исправление ошибок при выплате работнику излишне начисленной заработной платы

При начислении зарплаты за март бухгалтер допустил арифметическую ошибку, в результате чего сотруднику была выплачена зарплата в двойном размере. Может ли предприятие в следующем месяце удержать излишне выплаченную сумму (в т. ч. за счет невыплаты аванса)? Как оформить такое удержание в следующем месяце? Необходимо ли письменное согласие работника на удержание? Как быть, если работник будет возражать против удержания излишне выплаченных сумм?

Удержания из заработной платы работников могут осуществляться только в случаях, предусмотренных законодательством Украины. Основными документами, регулирующими вопросы отчислений из заработной платы, являются КЗоТ и Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР (далее – Закон об оплате труда).

Статьей 127 КЗоТ определено, что отчисления из заработной платы работников для покрытия их задолженности предприятию, на которых они работают, могут осуществляться по приказу (распоряжению) собственника или уполномоченного им органа, в том числе для возврата сумм, излишне выплаченных в результате ошибок, если работник не оспаривает основания и размер отчислений. В этом случае собственник или уполномоченный им орган издает приказ (распоряжение) об отчислениях не позднее одного месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы.

При этом предприятие должно соблюдать ограничения по отчислениям из заработной платы, установленные ст. 128 КЗоТ. В частности, по общему правилу размер всех отчислений не может превышать 20 % зарплаты, подлежащей выплате работнику, а в случаях, отдельно предусмотренных законодательством Украины, – 50 % (например, если удержания проводятся по нескольким исполнительным документам). 

Министерство труда и социальной политики Украины в письме от 28.12.2007 г. № 333/06/186-07 отмечает:

Аналогичное ограничение предусмотрено и в ст. 26 Закона об оплате труда.

Согласие работника на удержание из его зарплаты излишне выплаченных сумм может быть подтверждено его письменным заявлением или подписью на соответствующем приказе руководителя под словами «ознакомлен» или «не возражаю».

В случае несогласия работника и возникновения спора работодатель в течение одного года со дня возникновения права на отчисления может обратиться в суд согласно ч. 3 ст. 233 КЗоТ.

Согласно п. 24 постановления ВСУ «О практике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.99 г. № 13 при разрешении споров, связанных с применением ст. 127 КЗоТ, требования о возврате работником сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок, рассматриваются судами в том случае, если работодатель не имеет возможности провести удержания из заработной платы в связи с тем, что работник оспаривает основания и размер последнего или истек месячный срок для издания соответствующего приказа (распоряжения) либо по другим причинам. При этом к счетным ошибкам относятся неправильности в расчетах, двукратное начисление зарплаты за один и тот же период и т. д. Ошибки в применении закона и других нормативно-правовых актов, в том числе коллективного договора, не связанные с начислением, не считаются счетными. 

Кроме того, в определении от 21.05.2008 г. коллегия судей Судебной палаты по гражданским делам ВСУ в качестве правовой основы для своего решения по вопросу взыскания с работника излишне выплаченных сумм в 2005 и 2006 годах применяет норму п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗоТ. Согласно данной норме удержания из зарплаты работников для погашения их задолженности предприятию, учреждению или организации, где они работают, могут проводиться по приказу (распоряжению) собственника или уполномоченного им органа, в частности для возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок, если работник не оспаривает основания и размер удержания. В этих случаях собственник или уполномоченный им орган вправе издать приказ (распоряжение) об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, погашения задолженности или со дня выплаты неверно исчисленной суммы.

Отметим, что при выплате ошибочно начисленной зарплаты, предприятие должно было в полном объеме уплатить налоги и взносы. Следовательно, при их исчислении также могли быть допущены ошибки (например, неприменение налоговой социальной льготы к доходу работника или неначисление взносов в фонды, если начисленная зарплата превысила максимальную величину, на которую начисляются и удерживаются взносы). Таким образом, при удержании излишне начисленной зарплаты предприятие должно провести перерасчет начислений, налогов и удержаний с дохода такого работника с учетом того, что фактически выплаченная ему сумма является его заработной платой за два месяца. Для правильности начислений выплаты должны быть распределены по фактическим месяцам начислений.

Если ошибка допущена в разных отчетных периодах текущего года, необходимо будет откорректировать отчетность в Пенсионный фонд. Ошибки по взносам в остальные фонды социального страхования исправляются в том периоде, в котором они были выявлены. При этом ошибки прошлых кварталов и прошлых лет должны исправляться в отчетности по-разному. Так, ошибки текущего года указываются по соответствующим статьям отчетности в фонды (т. е. корректировка в расчетной ведомости в отчетном периоде указывается в том месяце, в котором выявлена ошибка), а прошлогодние – в соответствующих строках отчетов (например, в отчете в Фонд социального страхования по временной нетрудоспособности – в строке 3.1 таблицы III отчета Ф4-ФСС з ТВП (п. 10 Порядка исправления ошибок, утвержденного постановлением правления ФСС по ВУТ от 25.12.2003 г. № 123)).

Итак, подведем итоги.

1. В случае преждевременного начисления зарплаты взносы в Фонды и НДФЛ начисляются в том числе на ошибочно начисленную зарплату.>>> 

2. Если работник согласился на удержание излишне выплаченной ему суммы, то исправление проводится в текущем периоде. В  случае если такая ошибка произошла на границе кварталов (например, сумма начислена в марте, корректировка происходит в апреле, а отчет за I квартал уже сдан), корректировать данные по марту (в сторону уменьшения) предприятию придется уже в апреле.

3. Если же работник добровольно не возвращает излишне начисленную сумму, предприятие имеет право обратиться в суд. Однако следует иметь в виду, что это может занять довольно много времени. Если положительное решение суда о возврате излишне начисленной суммы вступит в силу, например, в феврале следующего года, исправления вносятся в соответствующие строки отчетов в соцфонды (например, строка 3 таблицы ІІІ отчета Ф4-ФСС з ТВП).

К сведению

Полезные ссылки...

>>> Кстати, сроки уплаты взносов и налога с доходов физических лиц при выплате заработной платы всегда в актуальном состоянии можно найти в одноименном справочнике базы «Справочная информация» («Справочники») систем информационно-правового обеспечения ЛІГА:ЗАКОН и на Портале www.ligazakon.ua.